Script de e-mail de apresentação

É a nossa principal peça escrita e que passará por várias mãos.

Todos os prospects, minimamente interessados, pedirão um e-mail de apresentação da sua oferta. Você faz a abordagem e o prospect responde pedindo para você enviar algum material para avaliação.

Alguns o pedem porque querem se livrar da conversa, outros porque efetivamente têm interesse em avaliar.

De toda forma, se for para enviar um e-mail para um prospect, temos que garantir que esse e-mail tente alcançar o seu objetivo: gerar resposta.

Antes de dissecarmos um exemplo real, vamos ver algumas boas práticas para que seu e-mail chegue na caixa postal.

A jornada do e-mail de apresentação é cheia de obstáculos.

1. Ele precisa chegar na caixa postal do destinatário

A gente acha que basta enviar que o e-mail está lá bonitão, na frente do seu prospect, pronto para ser lido. Ledo engano.
Muitos servidores de e-mail de empresas barram e-mails de domínios desconhecidos.

Para reduzir as chances do seu e-mail ser barrado e nem chegar ao seu destinatário evite:

• Anexar documentos
• Enviar e-mail para uma lista
• Anexar imagens dentro do e-mail
• Incluir muitos links

Texto puro com no máximo um link está de bom tamanho e evita os spam filters dos servidores de e-mail. Isso porque será seu primeiro envio para o domínio da empresa e os radares anti-spam ficam 100% ligados.

2. O e-mail precisa escapar da caixa de spam

Uma coisa é passar pelos filtros que nem deixam seu e-mail chegar na caixa postal. Outra é evitar de cair na caixa de spam do destinatário.

Isso acontece se o domínio da sua empresa estiver em listas de spam distribuídas pela maioria dos servidores. Isso funciona assim:

Os servidores (Locaweb, Hotmail, Gmail, Yahoo, Terra, Uol e outros) distribuem endereços de e-mails na internet, chamados de spam-traps. A função desses e-mails é pegar domínios que fazem spam (envio em massa de e-mails não solicitados). Se um e-mail qualquer foi enviado para esses spam-traps, significa que é um spam. Então eles colocam o domínio do remetente em listas de spammers.

Então se o domínio da sua empresa estiver em alguma lista dessas, provavelmente seus e-mails cairão na caixa de spam dos destinatários.

Outro critério é se seu e-mail contém muitas imagens, links internos, se for enviado para uma lista e ainda se contiver algumas palavras específicas no título (grátis, free, imperdível etc).

E um outro critério ainda é se seu e-mail estiver recebendo muita votação como spam por parte dos seus destinatários (é quando o destinatário clica no botão de spam quando recebe um e-mail), então outros novos envios colocarão o mesmo na lista de spam.

Enfim, há esses e outros critérios que categorizam se um e-mail é um spam ou não.

Para aumentar as chances do seu e-mail de apresentação (ou outro qualquer) não ser considerado spam não faça em hipótese alguma disparos não solicitados em massa e sempre envie os e-mails um a um, principalmente se é o primeiro envio para um domínio.

3. O e-mail de apresentação precisa ser aberto (clicado)

Ufa, chegamos até a caixa postal pelo menos. Agora o desafio é se fazer relevante frente a outros 50 a 100 e-mails não lidos com os quais  nosso e-mail concorre.

Aqui o título (assunto) do e-mail é fundamental. A melhor estrutura é a pessoalidade e relevância da frase.

Colocar o nome do destinatário é uma boa prática atrelado a um benefício ou serviço ou mesmo resultado a ser alcançado com o possível engajamento do lead.

Aqui muitas variações são possíveis, mas para não errar coloque um benefício específico no título e o nome da pessoa e/ou o nome da empresa, que dependendo do seu porte é mais recomendável do que colocar o nome do destinatário.

Dessa forma ele terá um certo destaque na lista dos e-mails não lidos e suas chances de ser clicado aumentam consideravelmente.

4. O e-mail precisa ser lido

Bom, aqui entram em cena a relevância do assunto e o contexto que seu destinatário se encontra.

Esses são fatores que você não controla. Os benefícios apresentados podem ser maravilhosos sob o nosso ponto de vista, mas irrelevantes para o destinatário.

Portanto nesse caso, o e-mail não será lido e muito menos respondido. Há exceções, claro, e pessoas muito bem educadas respondem a todos os e-mails. Mas isso é realmente muito raro. A maioria descarta e isso é plenamente considerado aceitável na cultura corporativa.

Agora sobre o contexto, também temos pouco a fazer. Se nosso destinatário está no meio de um turbilhão de pendências urgentes, provavelmente um assunto novo (nosso e-mail), não será muito considerado, ficará para depois e pode ser que nunca seja lido.

De toda forma estes são aspectos que não controlamos e até agora fizemos o nosso melhor. Agora o desafio é…

5. O e-mail tem que ser respondido

Vamos tratar da estrutura, organização, densidade do e-mail e o CTA (Call To Action), ou solicitação de uma ação. Call to action é o que queremos que nosso destinatário faça após ler o e-mail de apresentação.

Queremos que ele nos retorne com uma resposta:

• Interessa
• Não interessa
• Avaliaremos e retornamos até dia tal.

O “silêncio” é a quarta resposta possível e a mais indesejada. Portanto vamos ver a estrutura do e-mail de apresentação para que tenhamos a máxima chance de resposta.

Veja o exemplo abaixo de um e-mail de apresentação solicitado, para um serviço que provemos aqui na PaP Solutions.

Olá [Nome do target],

Aqui é Stavros Frangoulidis, um dos sócios da PaP Solutions, tudo bem?

A PaP Solutions é uma empresa especializada em capacitação, consultoria e serviços para captação de clientes corporativos.

Envio as informações de apresentação dos Serviços de Prospecção Corporativa, conforme sua solicitação.

Nosso serviço nasceu da necessidade das empresas abordarem mercados frios (prospecção) sem incorrer nos altos custos de ter sua equipe técnica dedicando demasiado tempo para encontrar os decisores dentro das empresas alvo.

1. Resultados gerados

Os Serviços de Prospecção Corporativa é uma solução a qual:

• Comunica o valor do seu produto para os decisores dos melhores prospects de mercado em função do seu perfil e oferta.
• Gera listas de leads contactados e qualificados para avançar com a sua empresa.
• Economiza os recursos internos da empresa para que haja dedicação na conversão de leads qualificados.
• Reduz o custo por empresa contatada.
• Estabelece um processo que pode ser escalado ou mesmo interrompido sem investimentos em pessoal e infraestrutura.

Os Serviços de Prospecção Corporativa resultam em uma lista de empresas contatadas com os respectivos graus de interesse em evoluir para negócios com a sua empresa.

Alguns de seus diferenciais em relação a outras opções no mercado são:

• Nós geramos a lista de prospecção em função das características do seu projeto e do perfil do seu prospect.
• Nós geramos todo o roteiro, cadência e jornada de contato para abordagem através da ligação telefônica, envio de e-mails e mensagens gravadas.
• Você pode contratar os serviços por um mês e depois colocar em escala se desejar ampliar seu raio de ação.

2. Planos disponíveis

Plano I – Prospecção em 100 Micro e Pequenas Empresas

• Implementação: R$ 1.500,00
• Valor mensal: R$ 3.850,00/mês + R$ 50,00 por agendamento efetivado
• Lista de 100 empresas (prospects) inclusa contendo: Nome da empresa, Telefone da empresa, Site da empresa, Nome do executivo, Cargo do executivo, Dados para contato com o executivo (e-mail e/ou telefone).
• Abordagem de todas as empresas da lista a prospectar
• Até 500 ligações telefônicas.

Contrato de 40 dias (10 de implementação + 30 de prospecção)

Renovação mediante manifestação.

Plano II – Prospecção em 100 Médias e Grandes Empresas

• Implementação: R$ 2.500,00
• Valor mensal: R$ 5.850,00/mês + R$ 80,00 por agendamento efetivado
• Lista de 100 empresas (prospects) inclusa contendo: Nome da empresa, Telefone da empresa, Site da empresa, Nome do executivo, Cargo do executivo, Dados para contato com o executivo (e-mail e/ou telefone).
• Abordagem de todas as empresas da lista a prospectar
• Até 500 ligações telefônicas.

Contrato de 40 dias (10 de implementação + 30 de prospecção)

Renovação mediante manifestação.

3. Em todos os planos estão inclusos:

• Garantia total de reposição de registros para ocorrências de eventuais dados desatualizados.
• Scripts personalizados para cada tipo de projeto.
• O nosso executivo apresenta a empresa, envia e-mails e solicita uma visita ou um call com a sua empresa.
• E-mails e agenda exclusivos para cada projeto.
• Telefone exclusivo com ligações gravadas para resgate a qualquer tempo.
• Planilha de prospecção com acompanhamento online e tabulação de resultados em tempo real.
• Gerente de projetos dedicado

4. Para adquirir quaisquer dos Planos

• Contrato mensal com renovação mediante aviso prévio.
• Datas dos pagamentos: a combinar

5. Para implementar

Por parte da empresa contratante

• Estabelecimento do objetivo dos contatos, podendo ser coleta de dados ou agendamento de reuniões, após apresentação da empresa e da oferta e qualificação dos prospect.
• Estabelecer qual é o perfil alvo das empresas a serem contatadas.
• Assinar contrato.
• Preencher formulário com informações do produto/serviço a ser ofertado ou os dados da pesquisa a ser realizada.
• Disponibilizar tranches na agenda para o caso de calls com objetivo de marcar reuniões comerciais qualificadas.

Por parte da PaP Solutions

• Elaboração da lista de prospecção.
• Elaboração da cadência e dos scripts de abordagem e apresentação.
• Efetivação dos contatos

Bem, [Nome do target]

Essa é uma das nossas soluções de maior procura no mercado e que tem sido a preferida por empresas como Bradesco, Natura, Editora Globo, Locaweb, Santander e  Walmart para geração de leads corporativos qualificados.

Não só empresas desse porte compram nossa solução, muito pelo contrário, temos clientes nos segmentos de arquitetura, engenharia, advogados, consultores, empresas de software, enfim, muito nos honraria contar com a sua confiança.

Aguardo seu retorno com o possível interesse em evoluir com essa avaliação, já te agradecendo e torcendo para que sejamos os escolhidos para a solução da geração de leads qualificados para [Nome do empresa].

Vamos dissecar essa estrutura.

UM. (Apresentação)

Repare nas frases abaixo que tem meu nome completo, uma frase curta sobre a empresa e o motivo do envio de e-mail, nesse caso ele foi solicitado.

Olá [Nome do target],

Aqui é Stavros Frangoulidis, um dos sócios da PaP Solutions, tudo bem?

A PaP Solutions é uma empresa especializada em capacitação, consultoria e serviços para captação de clientes corporativos.

Envio as informações de apresentação dos Serviços de Prospecção Corporativa, conforme sua solicitação.

DOIS. (Benefícios)

Imediatamente entramos com os resultados providos. O que o lead obterá se contratar/comprar nossos produtos.

Nosso serviço nasceu da necessidade das empresas abordarem mercados frios (prospecção) sem incorrer nos altos custos de ter sua equipe técnica dedicando demasiado tempo para encontrar os decisores dentro das empresas alvo.

1. Resultados gerados

Os Serviços de Prospecção Corporativa é uma solução a qual:

• Comunica o valor do seu produto para os decisores dos melhores prospects de mercado em função do seu perfil e oferta.
• Gera listas de leads contactados e qualificados para avançar com a sua empresa.
• Economiza os recursos internos da empresa para que haja dedicação na conversão de leads qualificados.
• Reduz o custo por empresa contatada.
• Estabelece um processo que pode ser escalado ou mesmo interrompido sem investimentos em pessoal e infraestrutura.

Os Serviços de Prospecção Corporativa resultam em uma lista de empresas contatadas com os respectivos graus de interesse em evoluir para negócios com a sua empresa.

TRÊS. (Diferenciais)

O que a nossa solução é diferente da solução da concorrência e que tem potencial de impacto na decisão de escolha em nosso favor? Aqui listamos aquilo de resultou da análise concorrencial. Comece a lista com os mais importantes diferenciais.

Alguns de seus diferenciais em relação a outras opções no mercado são:

• Nós geramos a lista de prospecção em função das características do seu projeto e do perfil do seu prospect.
• Nós geramos todo o roteiro, cadência e jornada de contato para abordagem através da ligação telefônica, envio de e-mails e mensagens gravadas.
• Você pode contratar os serviços por um mês e depois colocar em escala se desejar ampliar seu raio de ação.

QUATRO. (Opções de compra)

Aqui entramos com os pacotes disponíveis para dar ao destinatário a real percepção de encaixe que podemos prover para sua necessidade em particular. Se seu produto não é tabelado, não coloque os preços obviamente, mas deixe claro quais os entregáveis de cada opção.

2. Planos disponíveis

Plano I – Prospecção em 100 Micro e Pequenas Empresas

• Implementação: R$ 1.500,00
• Valor mensal: R$ 3.850,00/mês + R$ 50,00 por agendamento efetivado
• Lista de 100 empresas (prospects) inclusa contendo: Nome da empresa, Telefone da empresa, Site da empresa, Nome do executivo, Cargo do executivo, Dados para contato com o executivo (e-mail e/ou telefone).
• Abordagem de todas as empresas da lista a prospectar
• Até 500 ligações telefônicas.

Contrato de 40 dias (10 de implementação + 30 de prospecção)

Renovação mediante manifestação.

Plano II – Prospecção em 100 Médias e Grandes Empresas

• Implementação: R$ 2.500,00
• Valor mensal: R$ 5.850,00/mês + R$ 80,00 por agendamento efetivado
• Lista de 100 empresas (prospects) inclusa contendo: Nome da empresa, Telefone da empresa, Site da empresa, Nome do executivo, Cargo do executivo, Dados para
• contato com o executivo (e-mail e/ou telefone).
• Abordagem de todas as empresas da lista a prospectar
• Até 500 ligações telefônicas.

Contrato de 40 dias (10 de implementação + 30 de prospecção)

Renovação mediante manifestação.

CINCO. (Detalhamento do entregável)

Nessa parte da estrutura, procure ser mais específico com relação aos insumos que a pessoa está recebendo ao contratar/comprar a oferta. Isso consolida na mente do leitor de que se trata de uma oferta consolidada e não algo genérico e randomicamente oferecido ao mercado e sim de uma oferta pertinente e detalhada que pode resolver a situação particular do leitor.

3. Em todos os planos estão inclusos:

• Garantia total de reposição de registros para ocorrências de eventuais dados desatualizados.
• Scripts personalizados para cada tipo de projeto.
• O nosso executivo apresenta a empresa, envia e-mails e solicita uma visita ou um call com a sua empresa.
• E-mails e agenda exclusivos para cada projeto.
• Telefone exclusivo com ligações gravadas para resgate a qualquer tempo.
• Planilha de prospecção com acompanhamento online e tabulação de resultados em tempo real.
• Gerente de projetos dedicado.

SEIS. (Contratação)

Aqui entre com o detalhamento de compra, contratação e os principais termos negociais. Não se alongue muito nessa parte, uma vez que nosso objetivo e colocar luzes nos benefícios e não em minúcias que depois serão resolvidas na fase de contratação.

4. Para adquirir quaisquer dos Planos

• Contrato mensal com renovação mediante aviso prévio.
• Datas dos pagamentos: a combinar

SETE. (Implementação)

O que é necessário a empresa interessada ter/dispor para consumir a oferta. Aqui entram os pré-requisitos técnicos para implementação e quem faz o quê.

Não queremos que potenciais obstáculos apareçam lá na frente da negociação e que possam emperrar todo o processo.

5. Para implementar

Por parte da empresa contratante

• Estabelecimento do objetivo dos contatos, podendo ser coleta de dados ou agendamento de reuniões, após apresentação da empresa e da oferta e qualificação dos prospect.
• Estabelecer qual é o perfil alvo das empresas a serem contatadas.
• Assinar contrato.
• Preencher formulário com informações do produto/serviço a ser ofertado ou os dados da pesquisa a ser realizada.
• Disponibilizar tranches na agenda para o caso de calls com objetivo de marcar reuniões comerciais qualificadas.

Por parte da PaP Solutions

• Elaboração da lista de prospecção.
• Elaboração da cadência e dos scripts de abordagem e apresentação.
• Efetivação dos contatos

OITO. (Call To Action)

É o que queremos que nosso leitor faça. Qual é a ação desejada. Aproveitamos e falamos de algumas marcas que decidiram pela nossa empresa.

Bem, [Nome do target]

Essa é uma das nossas soluções de maior procura no mercado e que tem sido a preferida por empresas como Bradesco, Natura, Editora Globo, Locaweb, Santander e Walmart para geração de leads corporativos qualificados.

Não só empresas desse porte compram nossa solução, muito pelo contrário, temos clientes nos segmentos de arquitetura, engenharia, advogados, consultores, empresas de software, enfim, muito nos honraria contar com a sua confiança

Aguardo seu retorno com o possível interesse em evoluir com essa avaliação, já te agradecendo e torcendo para que sejamos os escolhidos para a solução da geração de leads qualificados para [Nome da empresa]

Você pode variar essa estrutura em função do CTA (Call to Action).

Nesse caso acima, o CTA é a compra da oferta. Queremos que o leitor, avalie essa possibilidade.

Então a estrutura resumida ficou assim

• [Apresentação]
• [Benefícios]
• [Diferenciais]
• [Opções de compra]
• [Detalhamento do entregável]
• [Contratação]
• [Implementação]
• [Call To Action]

Agora suponhamos que nosso objetivo é agendar uma reunião para apresentar nossas soluções, sem falar de uma oferta aguda. A estrutura ficaria assim:

• [Apresentação]
• [Benefícios]
• [Diferenciais] —> Mais importante
• [Call To Action]

No caso acima, a parte onde falamos dos diferenciais é o que fará o leitor considerar nossa oferta de reunião.

Essa foi a análise do script E-mail de apresentação [Completo].

Use sua licença do capt para montar sua versão completa deste script e submeta ao mercado abordado que solicitar um e-mail de apresentação.

Aos poucos você vai adaptando em função das respostas que obtiver e assim melhora seus resultados de resposta paulatinamente.